File Manager: che cos’è e a che cosa serve? 5 regole per condividere i dati con i tuoi colleghi in modo sicuro

Come sappiamo, la sicurezza in ambito informatico è diventata una priorità soprattutto in questo periodo storico, in cui assistiamo a una progressiva accelerazione nell’utilizzo della comunicazione e condivisione dei file online, e nel ricorso sistematico al lavoro da remoto. Gli strumenti che permettono di condividere dati con clienti e colleghi che la tecnologia ci mette a disposizione sono molteplici.

Il cloud è una delle soluzioni più affidabili da questo punto di vista, e va incontro alle esigenze – sempre più diffuse – di coloro che lavorano da remoto. Chi si chiede come condividere documenti tra collaboratori e colleghi in modo protetto, poi, ha a disposizione anche i software specifici per crittografare i file.

Se, tuttavia, vi è l’esigenza ulteriore di condividere i file e i dati riservati in maniera totalmente sicura – per evitare spiacevoli sorprese – un File manager cifrato è la migliore soluzione. Questa particolare necessità emerge in tutta la sua evidenza soprattutto nel contesto dello smart working, con persone che lavorano in ambiti fisicamente diversi ma che hanno la necessità di accedere e lavorare su informazioni sensibili e, in ogni caso, preziose per l’azienda.

Proprio il File manager rappresenta, con ogni probabilità, la risposta più adatta a coloro che desiderano sapere qual è il modo migliore e più sicuro per condividere dati sensibili con i colleghi.

Che cos’è un file manager? Come funziona?

Ma entriamo nel dettaglio: un File manager come funziona? Ebbene, si tratta di un programma che mette a disposizione un’interfaccia grafica attraverso la quale è possibile lavorare su un file system.

In linea di massima, un gestore dei file è fondamentale quando si ha la necessità di lavorare sui documenti in maniera più rapida e organizzata. Per capire come funziona un gestore file è necessario fare riferimento alle diverse operazioni che questo strumento permette di svolgere e che siamo abituati a fare quotidianamente come, ad esempio, la copia e la cancellazione, ma anche il collegamento, lo spostamento o la rinomina dei file.

In base alla tipologia, poi, è possibile anche riprodurre, stampare o semplicemente leggere i documenti. Il File manager, però, vanta un’altra funzione di rilievo, vale a dire la gestione dei permessi di accesso al file.

Il gestore file di boolebox tra i migliori strumenti per la condivisione sicura di file e cartelle

Secure File Manager di boolebox è una soluzione grazie a cui gli utenti hanno la possibilità di entrare in un ambiente protetto che permetta loro una condivisione documentale sicura.

• Le cartelle e i file possono non solo essere caricati e condivisi, ma anche modificati e organizzati a seconda delle esigenze più diverse. Ciò è possibile in virtù della cifratura di livello militare garantita da boolebox e alla possibilità di gestire in maniera granulare gli accessi e gli utenti.
• Uno dei benefici più rilevanti offerti da questo strumento consiste nella possibilità di rendere più agevole la collaborazione con gli altri utenti mediante l’impiego di commenti, task e classificazioni e l’editing con Microsoft 365, mantenendo i file protetti.
• Condividere cartelle in rete è sicuro perché tutti i file sono cifrati in maniera automatica e poi organizzati in gruppi logici: sono distinti tra i file creati o caricati dal singolo utente, i file ricevuti, i file condivisi, i file recenti, i file preferiti e i file cifrati con una personal key, una chiave personale.
• Nel condividere una cartella in remoto, la cifratura a 256 bit offre un vantaggio di non poco conto: essa si attiva in automatico per tutti i file che vengono creati o caricati nel programma.
• Se si vuol sapere come condividere documenti molto importanti e riservati, compresi file di grosse dimensioni, poi, si può impostare l’accesso a cartelle o file condivisi attraverso l’impronta digitale per il destinatario.
• Ancora, il registro delle attività fa sì che per ciascuna condivisione del documento sia possibile controllare in tempo reale dove sono state svolte le attività, quando e da chi. I dati possono essere salvati sul cloud o on-premises: nel primo caso si può beneficiare di una scalabilità maggiore e di ampia flessibilità.

Gestione file e cartelle in modo sicuro: le 5 regole da seguire

La gestione dei documenti e la loro condivisione in sicurezza nel contesto di una stessa azienda o di una stessa organizzazione, sia al suo interno che con consulenti esterni, devono seguire alcune regole, utili a garantire la massima efficacia e soprattutto la protezione dell’archivio digitale aziende.

1. È importante, in primo luogo, cifrare i file usando un software ad hoc che consenta di condividere i documenti con i colleghi, e non solo, nel modo più sicuro ed affidabile possibile.
2. Al tempo stesso, è indispensabile prestare attenzione ai destinatari dei file: questi, infatti, dovranno essere condivisi unicamente con persone autorizzate.
3. Il ricorso a chiavi di cifratura personali è un altro accorgimento che vale la pena di tenere sempre presente: consente di rendere illeggibile un documento a tutti coloro che non siano in possesso, appunto, della chiave per decriptarlo, anche al provider stesso del servizio utilizzato.
4. Quel che più conta, tuttavia, è individuare un software per la gestione file e cartelle che offra l’opportunità di organizzare i vari documenti in maniera semplice, intuitiva, logica e al contempo sicura.
5. Lo stesso software per organizzare file e cartelle dovrebbe anche offrire agli utenti la possibilità di registrare tutte le attività in tempo reale, in modo da poter risalire facilmente, in ogni momento, alle operazioni che sono state attuate (e da chi).

Secure File Manager di boolebox è una soluzione che risponde proprio a queste esigenze:

1. Protezione totale e perfetta organizzazione del lavoro;
2. Massime funzionalità per la collaborazione da remoto;
3. Facile classificazione dei diversi progetti in essere;
4. Registro delle attività in tempo reale;
5. Velocità di implementazione all’interno dell’azienda.

Prova ora il File Manager di boolebox o richiedi una demo: comincia subito a condividere i tuoi file nel modo più sicuro possibile! Per qualsiasi ulteriore informazione contattaci: siamo qui per aiutarti.